Ahol és ahányszor csak lehet, sokaktól érdeklődöm, hogy mit gondolnak arról, hányszor kell egy felmondás előtt figyelmeztetni az érintett kollégát. Elsöprő többségben vannak azok, akik gondolkodás nélkül vágják rá: Háromszor!
Ennek okaira régóta próbálok rájönni, de a meseszámok, vagy konkrétan Fazekas Mihály hatásán kívül („Háromszor veri ezt kenden Lúdas Matyi vissza!”) nem nagyon találtam ésszerű magyarázatot. Esetleg még a „harmadfokú árvízvédelmi készültség”, vagy a „harmadfokú hőségriadó” hatására gondolhatunk. Ha nem olvasnál tovább, gyorsan leírom: Nincs ilyen szám szerinti követelmény, felejtsd el, ha találkoznál a Men in Black szereplőivel, kérj egy soron kívüli, erre vonatkozó „vakuzást”! Nézzük, miből táplálkozhat ez a városi legenda!

Milyen műfaj a munkajogban a figyelmeztetés?

Mindenek előtt annyit megállapíthatunk, hogy a közvélemény szerint semmiképpen sem pozitív. Sokan, ha a munkahelyükön figyelmeztetést kapnak, már lélekben kezdenek is csomagolni, mikor jön a felmondás.
Azt is szögezzük le, hogy egy olyan fogalommal van dolgunk, amelyet, ha beírunk a munka törvénykönyve szövegének keresőjébe, a találatok száma nulla. A figyelmeztetés nem közvetlen munkajogi fogalom tehát, valahol a sorok között kell keresnünk, talán ez is hozzájárul körülötte kialakult bizonytalansághoz.
Pedig nem feltétlenül kell ennek így lennie, szívesen indítok országos mozgalmat a munkajogi figyelmeztetés megfelelő használatáért.

A munkáltatói jogkörből fakad

A munkáltatói jogkör megér egy külön „misét” (sőt, többet is), de itt most csak annyit, hogy annak része az irányítás, a felügyelet, ellenőrzés gyakorlása. Vagyis, ha a munkáltató valami olyat észlel, amelyet szóvá kell tennie, élhet a fegyelmezés jogával. A „fegyelmi” adásának további feltétele a kollektív szerződés megléte, ennek hiányában – és kisebb munkáltatóknál ez a jellemző – marad a figyelmeztetés (enyhébb esetekben), a munkáltatói felmondás, illetve egész súlyos esetben az azonnali hatályú felmondás.
Vagyis a figyelmeztetés az a munkáltatói eszköz, amelyet elsősorban azért alkalmazunk, mert az azt kiváltó eseményt nem tartjuk olyan súlyúnak, amely a munkaviszony megszüntetését indokolttá tenné, de általa mindenképpen jelezni szeretnénk, hogy a történteket nem tartjuk helyesnek, és igen, adott esetben annak ismétlődése(i) esetén akár már más megítélés alá is eshet az események egész sorozata.
Tipikus példa a határidős feladatok esete. Ezek általában nem ok nélkül szoktak határidőhöz kötöttek lenni, gyakran fordul elő, hogy az egyik munkakörben egy másik munkakörben előállított adatokkal vagy munkadarabbal dolgoznak tovább, így, ha a láncolat elején csúszás következik be, akkor az vagy végig hullámzik az egész folyamaton, vagy menet közben kell azt valakinek „behoznia”, például rendkívüli munkaidővel („túlórával”). Ezért, ha valaki határidőt mulaszt, azt a legtöbb munkahelyen szóvá szokták tenni, figyelmeztetést szoktak adni érte.

Minden eset más, nincs általános megoldóképlet

A példa szerinti határidőcsúszás esetében is vizsgálni kell, hogy annak az oka valamely külső körülményre vezethető-e vissza (pl. elromlott a számítógép, vagy az eszterga, betegség hátráltatta-e a munkatársat stb.), vagy a késés a kolléga képességével, vagy magatartásával van-e összefüggésben (pl. nem fogott hozzá a kellő időben, nem a megfelelő módszerrel próbálkozott stb.). A határidő elmulasztása, a késés ténye mellett sokat nyom a latban az is, hogy az érintett kolléga jelezte-e előre a kialakulóban lévő problémát, vagy csak maga a probléma következett be, minden előzetes jelzés nélkül, bár az már bizonyos időben előre látható volt.

A munka törvénykönyve szerint a munkaszerződés teljesítése során úgy kell eljárni, ahogy az adott helyzetben általában elvárható. Hogy mi is ez az általában elvárhatóság konkrét esetekben? Minden esetben mérlegelni kell, hogy az adott ügy kapcsán mások többségében hogyan jártak volna el. Ha ettől eltér a konkrét ügyben a munkavállalónk eljárása, indokolt lehet a munkajogi következmény alkalmazása. Ha azt gyanítjuk, hogy a konkrét ügy kapcsán a kollégánk közel úgy járt el, mint ahogy mások is tennék, akkor az nem róható fel neki.

Az együttműködési kötelezettségből és a munkáltató ellenőrzési jogából az következik, hogy adhatunk visszajelzést, például szóban így:

-Szia Laci! Ugye tudod, hogy eléggé megbonyolítottad az életünket azzal, hogy nem küldted meg a táblázatodat kedd 14:00-ig? Klárikának plusz két „túlórájába” telt, nekem meg egy tábla csokimba a számviteleseknek, hogy ne „ússzunk el” teljesen. Az külön szerencse volt, hogy Klárika meg tudta oldani, hogy helyette más menjen az oviba a gyerekért.

-Bocs, úgy gondoltam, hogy a konferencia után elég időm lesz befejezni, de négy órát álltunk visszafelé a dugóban.

-Tudom, Péter is ott volt, de már egy hete tele van a sajtó annak az útfelújításnak a hírével, a múltkori értekezleten pedig külön is felhívtam mindenki figyelmét, hogy aki a konferenciára megy, számoljon ezzel.

-Bocs, kiment a fejemből.

-Nem örülök neki, szerencsére meg tudtuk oldani, de ha máskor ilyen lesz, kérlek, figyelj jobban, számolj az ilyen körülményekkel is, a te munkakörödben ez elvárható.

-O.K.

A szó elszáll…

Érdemes-e megállni ennél a beszélgetésnél? Munkáltatói szempontból semmiképpen, de szerintem munkavállalói szempontból sem.
Többször találkoztam azzal, hogy adott munkavállaló felettese hosszú „bűnlajstromot” sorolt fel, melyeket a kolléga elkövetett, és az volt az érzésem, hogy ha ezek valóban megtörténtek, normális munkaszervezet nem akarhatja a soraiban tudni az „elkövetőt”. Arra a kérdésre, hogy mivel lehet ezeket alátámasztani, a „számtalanszor mondtam már neki” válasz érkezett. Vagyis vitás esetben szinte bizonyíthatatlanok lennének az előzmények.

Ezzel szemben azt javaslom, hogy az elhangzott beszélgetést követően – ha te vagy az a vezető, aki Lacit a képzeletbeli beszélgetésben számon kéri – ülj a számítógéped elé („a.s.a.p.”), és írd meg a következő e-mailt.

Címzett: X.Laszlo@Yvallalat.hu
Tárgy: Határidő elmulasztása
Kedves Laci!
Amint arról ma szóban is egyeztettünk, problémát okozott a késésed a határidős adatátadási feladatod kapcsán. Tisztáztuk azt is, hogy nem volt megalapozott a várakozásod az utazási problémák miatt a feladatra fordítható idővel kapcsolatban, és azt is, hogy a te munkakörödben ennek figyelembe vétele elvárható lett volna, különösen a kifejezetten erre vonatkozó figyelemfelhívás után.
Kérlek, a jövőben figyelj jobban a határidők betartására, és ha úgy látod, hogy bármi veszélyezteti azt, szólj előre, hogy intézkedni tudjak alternatív megoldásról, vagy – ha ez lehetséges – egyeztethessek a határidő esetleges módosításáról.
Kérlek, válasz e-mailben adj visszajelzést arról, hogy megkaptad és elolvastad ezt az e-mailt!
További sikeres együttműködésünkben bízva, üdv.:
András
csoportvezető

Mint látható, a „figyelmeztetés” szó ténylegesen nem szerepel a leírtakban, de tartalma alapján ez mégis tekinthető annak, ha később – mert például Laci továbbra is sorozatban lekési a fontos határidőket –hivatkozni kell rá. A válasz e-mail kérése viszont nem maradhat el, ha azt szeretnénk, hogy bizonyítható legyen a közlés, a tudomásul vétel. Nem elég az e-mail olvasási nyugtája, mert az csak annyit bizonyít, hogy valaki „rákattintott” az e-mailre, de még annak olvasása előtt sürgősen el is hívhatták, ahonnan visszatérve már meg is telhetett a postafiókja, vírusfertőzött lehetett a gépe stb.

Mi lehet jó az írásos dokumentálásban munkavállalói szempontból?

Hadd kezdjem egy „népi megfigyelésemmel”!

Sok év alatt azt tapasztaltam, hogy az emberek döntő részben nem azért csinálnak rossz dolgokat, mert direkt rosszat szeretnének tenni (ha mégis ez lenne a helyzet, az nem ennek az írásnak a tárgya, akkor a rendelkezésekre álló minden eszközzel azonnal intézkedni kell).

Vagyis, ha valakinél rosszul sikerül valami, rosszul mérlegelve hoz döntést, nem vesz számításba valamit, vagy a korábbi munkahelye éppen ellentétes gyakorlatát alkalmazza – mert nem került szóba, hogy ennél a cégnél más a protokoll – stb., azt tényként rögzíteni érdemes, de elsősorban azért, hogy megállapítsuk, hogyan is kellett volna, és hogyan kell eljárni helyesen a későbbiekben. Vagyis elsősorban azért alkalmazzuk a figyelmeztetést, hogy az igazodási pontot jelentsen a jövőben. Higgyük el, az emberek többsége így fog tenni! Erre – a megerősítő e-mailt követően – jobban is fog mindenki emlékezni, mint a folyosón történt beszélgetésre.

Másrészt, ha ez az e-mail eljut a munkavállalóhoz, ez az ügy már nem lehet (most) felmondás indoka, legfeljebb későbbi, ismételt hasonló vagy más ügy kapcsán együttesen – mintegy előzményként – figyelembe vehető. De mindenképpen megkönnyíti a tovább lépést, az „ügy lezárva”, nem kell még hosszasan rossz érzéssel lenni emiatt.

Harmadrészt: ha valaki esetleg azt állítaná, hogy László notórius határidő mulasztó, Lászlónak a gépén van egy e-mail, amely azt bizonyítja, hogy mindössze egy eset fordult elő, adott dátummal.
Amint azt bíróság megállapította: Ha viszonylag hosszabb ideig nem merült fel adat a munkavállaló nem megfelelő munkavégzésére, az elvárt eredmény hiányára alapított rendes felmondás nem jogszerű. (BH2008. 344)
Ez sem teljesen kézzel fogható, nincs pontos meghatározás a „viszonylag hosszabb időre” de annyit mondhatunk, hogy ha sok hónap, esetleg évek múlva következik be hasonló felróható cselekedet a kolléga részéről, az eltelt idő jobban bizonyítható adott keltezésű e-maillel, mint esetleg a korábbi beszélgetés fültanúinak emlékezete által.

De a legfőbb érvem az, hogy ha a probléma mentesen eltelt idő miatt úgyis „elévül” a korábbi mulasztás, akkor ezt miért ne használnánk arra, hogy pozitív üzenetté tegyük? Ha tehát minden jól megy, ismét egy e-mailt javaslok pl. 6-8 hónap múlva, valahogy így:

Címzett: X.Laszlo@Yvallalat.hu
Tárgy: Határidők példás betartása
Kedves Laci!
Korábbi levelemben 201X.YY.ZZ-án arra kértelek, figyelj jobban a határidők betartására.
Az azóta eltelt időben több hasonló feladat kapcsán remekül oldottad meg a határidős feladataidat, amely engem, mint vezetődet örömmel és büszkeséggel tölt el, és megerősített abban, hogy közösen a kellemetlen helyzeteket is meg tudjuk oldani. Nem elsősorban az minősít bennünket, hogy hibázunk-e, hanem az, hogyan állunk helyt ilyenkor. Köszönöm a plusz figyelmedet a határidők kapcsán, számítok erre ezután is!
További sikeres együttműködésünkben bízva, üdv.:
András
csoportvezető

Konklúzió (szerintem)

Véleményem szerint a figyelmeztetésnek inkább a vállalati kultúra elemének kell lennie, melynek fő szemlélete: Hogyan végezzük jól (jobban) a munkánkat?
Ezért vezetőként annyiszor érdemes alkalmazni, ahányszor azt várhatjuk tőle, hogy javítani tudunk a működésen, és ha a figyelmeztetésre okot adó eset kapcsán jó irányba alakulnak a dolgok, mindig párban célszerű alkalmazni egy pozitív megerősítéssel.
Ha mégsem következik be a várt változás, csak akkor válik munkajogi eszközzé, ekkor pedig arra a kérdésre kell választ adni, hogy vezetőként meddig tudjuk tolerálni a nem megfelelő helyzetet, milyen hatással van ez az üzleti működésre, kihat-e a partnereinkre, vevőinkre, a kollégákra és ha igen, miként.

Már csak ezért sem lehet a hármas a varázsszám a munkajogi figyelmeztetések kapcsán.